TEAMS NETIQUETTE
Nützliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams
TEAMS NETIQUETTE
Die praktische Anleitung. Richtig planen und loslegen mit Microsoft Teams, eine Zeitinvestition die sich lohnt.
Lesezeit: Acht Minuten
Microsoft Teams ist eine chat-basierte App, die eine fortlaufende Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams, Projekten, Organisationen oder "externen" Personengruppen vereinfacht. Teams ermöglicht den zentralisierten Zugriff auf Dialoge, Dateien, Notizen und Aufgaben.
Teams verbindet die Funktionen von Skype (Chat und Konferenzen), SharePoint und OneDrive (Filesharing und Zusammenarbeit), OneNote (Erstellung von Notizen), Planner (alltägliches Projektmanagement) und Stream (Videosharing) mit zusätzlichen internen Tabs, die direkten Zugriff auf andere Tools wie GSuite, MailChimp, Salesforce und viele mehr ermöglichen. All diese und weitere Funktionen sind über die App direkt verfügbar. Dadurch sparen Sie sich den Wechsel zwischen Fenstern, Logins und Ansichten und Sie können nahtlos auf alle Inhalte Ihres Teams zugreifen.
Für viele Anwender stellt Teams eine erfrischende Abwechslung zur Zusammenarbeit mit ihren Kollegen über verschiedene separate Tools wie E-Mail, Filesharing und Telefon dar. Wie es bei jedem neuen Tool der
Fall ist, befinden sich die "Best Practices" für die Verwendung noch in der Entwicklung. Allerdings können wir bereits aus unserer Erfahrung sagen, dass die Community der Teams-Benutzer die Regeln, die jedem dabei helfen, das Meiste aus Teams herauszuholen, schnell gelernt hat. Diese Verhaltens-empfehlungen sollen dafür sorgen, dass alles gut organisiert und produktiv ist und die Zusammenarbeit Spass macht.
Diese Tipps helfen Ihnen, Ihre Erfahrung und die Zusammenarbeit mit Ihren Team-Kollegen mit Teams zu verbessern.
Dadurch haben Sie Zugriff auf bessere Funktionen und eingebaute Benachrichtigungen sowie auf Offline-Funktionen. Aufgepasst: nicht alle Daten stehen im Offline-Modus zur Verfügung.
Die Desktop- und Mobile-Versionen von Teams enthalten zahlreiche Einstellungs-möglichkeiten. Sollte die Zahl der Benachrichtigungen zu gross oder zu gering sein, können Sie das mit den richtigen Einstellungen ändern. Sie finden diese unter Settings [Einstellungen] in der Desktop-App oder unter Notifications [Benachrichtigungen] auf Ihrem Smartphone.
Suchen Sie zuerst nach bestehenden Teams, um sich zu vergewissern, dass nicht bereits eines zu Ihren Anforderungen existiert. Ist das nicht der Fall, klären Sie zunächst mit Ihrer Arbeitsgruppe, ob alle die Erstellung eines neuen Teams für richtig halten. Häufig genügt schon ein neuer Kanal.
Neben der Unterhaltungs-Registerkarte ist unter anderem die Datei-Ablage und eine Wiki-Seite enthalten. Die Wiki-Seite kann zu Beginn getrost gelöscht werden.
Für förmliche externe Kommunikation sind
E-Mails erste Wahl.
Auch wenn Sie vielleicht zunächst irritiert sind: Vergessen Sie Anreden und Grussformeln. Vergessen Sie nicht Emojis oder Aufkleber zu verwenden.
Kanäle in Teams sind wie Datei-Verzeichnisse in SharePoint oder einem gemeinsamen Laufwerk. Mit ihnen können Themen, mit denen Ihr Team zu tun hat, beliebig unterteilt werden. Nebenbei gehört zu jedem Kanal auch ein eigener Ordner für Dateien, wodurch Kanalthemen noch besser getrennt werden können.
Die Umbenennung oder Erstellung von Kanälen kann lästige Folgen haben.
Halten Sie zu Beginn alles einfach und lassen Sie alles organisch wachsen. Der Kanal [Allgemein] wird standardmässig in jedem neuen Teams angelegt und kann nicht gelöscht werden.
Teams ist noch recht neu, sodass immer wieder zahlreiche neue Tipps, Tricks und Fragen auftauchen.
Diesen Bereich können Sie nutzen, um Ihre Arbeitsweise zu diskutieren.
Sie brauchen einen Bereich für Verschiedenes. Der allgemeine Kanal bietet sich dafür an.
Es ist nicht ungewöhnlich, irgendwann zu viele Kanäle zu haben, was für Verwirrung sorgt, weil niemand weiss, wo er was schreiben soll. Dem können Sie vorbeugen, indem Sie einen Kanal nur erstellen, wenn Sie ihn wirklich brauchen.
Verwirrt betreffend Groups, Teams, SharePoint, Site und Yammer-Feeds? Die Grafik von Matt Wade ist ganz hilfreich und beschreibt, wie Groups (und Yammer und Teams!) aus der Sicht des Users funktionieren.
Sie wollen, dass sich Teams in Ihrer Organisation erfolgreich durchsetzt? Dann handeln Sie und versenden anstelle von Anhängen nur noch Links zu Dokumenten. Einer der Vorteile von Office 365 ist die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Nutzen Sie diesen Vorteil. Ihr Postfach und Ihr Outlook danken es und Ihre Kollegen werden immer mit dem aktuellen Dokument arbeiten.
Quelle: https://medium.com/jumpto365 - @ThatMattWade
Ein ständig verfügbarer Chat - darum geht es bei Teams. Es mag vielleicht so wirken, als würden Sie iMessage, WhatsApp oder Android Messenger nutzen. Doch das tun Sie definitiv nicht. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie dafür sorgen, dass alles gut organisiert, leicht verständlich und sauber bleibt.
Mit der @mention-Funktion können Sie Personen direkt ansprechen und eine Antwort erhalten. Wenn Sie jemanden mit @mention erwähnen, entspricht das dem Eintrag einer Person in den An- oder CC-Feldern einer E-Mail. Entsprechend sollten Sie @ sachgemäss und nicht zu häufig verwenden.
Drücken Sie die Rücktaste, nachdem Sie ein @mention eingefügt haben, um Nachnamen oder überflüssige Informationen zu entfernen. Manchmal steht in Teams neben dem Benutzernamen die Stellenbezeichnung, der Standort oder „Gast“, was wertvollen Platz verschwendet. Und manchmal will man seine Kollegen einfach zwanglos ansprechen.
Erwähnen Sie ein Team oder einen Kanal nicht mit @mention, wenn es nicht unbedingt erforderlich ist. Niemand erhält gern mehr Benachrichtigungen als er braucht.
Die Dringlichkeit in Konversationen ist vergleichbar mit der Dringlichkeit einer E-Mail. Erwarten Sie keine umgehende Antwort – auch dann nicht, wenn Sie jemanden per @mention ansprechen. Erwarten Sie Reaktionszeiten, die mit denen einer E-Mail vergleichbar sind. Nutzen Sie für dringende Nachrichten private Chats.
Der Like-Button drückt eine Zustimmung aus. Verwenden Sie die Daumen-hoch-Schaltfläche im Sinne von „Verstanden“, „Klingt gut“ oder „okay“. Dadurch ersparen Sie sich überflüssige und nervige Bestätigungskommentare.
Leiten Sie neue Konversationen mit Betreffzeilen ein. Eine E-Mail würden Sie ja auch nicht ohne Betreff versenden, oder? Durch Betreffzeilen sind die Konversationen leichter zu finden.
Ihre Meme- und GIF-Verwendung sollte Ihrer Unternehmenskultur entsprechen. Übertreiben Sie es nicht. Sie beanspruchen Platz, nicht jeder mag sie und vielleicht sind sie nicht ganz so lustig, wie Sie denken. Richten Sie lieber einen speziellen Kanal für amüsantere Themen ein, in dem Memes und GIFs nach Lust und Laune verwendet werden können.
Antworten
Verwechseln Sie Start a conversation [Konversation starten] nicht mit Reply to a conversation [Auf Konversation antworten]. Diese Felder unterscheiden sich voneinander, und wenn Sie eine neue Konversation begonnen haben, statt auf eine bestehende zu antworten, lässt sich das schwer wieder rückgängig machen.
Wenn Sie Besitzer eines Teams sind, gelten auch für Sie Verhaltensregeln. Behalten Sie im Auge, wen Sie als Mitglied hinzufügen oder entfernen. Legen Sie für das Team-Profil ein unverkennbares Bild (JPG) oder eine Grafik fest. Entscheiden Sie, welche Einstellungen (privat oder öffentlich) Sie Ihren Team-mitglieder zur Verfügung stellen möchten.
Laden Sie keine externen Gäste ein, solange nicht alle Beteiligten wissen, dass sie da sind. Gäste haben Zugriff auf fast alles im Team. Stellen Sie zunächst sicher, dass das für alle in Ordnung ist und alle sich entsprechend verhalten, bevor Sie die Einladung versenden. Möglicherweise müssen Sie für die externe Weitergabe von Daten auch die Genehmigung der IT einholen.
Schreiben Sie kurze, aussagekräftige Nachrichten. Niemand mag lange E-Mails. Und lange Chat-Nachrichten sind auch nicht beliebter. Bringen Sie die Dinge auf den Punkt und erzählen Sie nicht Ihre Lebensgeschichte.
Leiten Sie E-Mails zur internen Diskussion an Teams weiter, bevor Sie per E-Mail antworten. Zu jedem Kanal gehört eine E-Mail-Adresse. Leiten Sie zu besprechende externe E-Mails an einen Kanal weiter und bitten Sie dort um das Feedback Ihrer Kollegen. Antworten Sie erst per E-Mail, sobald alle Mitglieder in Teams sich einverstanden erklären.
Sie können die Chats für dringende Fragen verwenden oder einfach, um sich bei Freunden zu melden. Der private Chat von Teams ist wie jeder andere Instant Messenger. Und so können Sie ihn auch verwenden.
Die Dringlichkeit in privaten Chats ist vergleichbar mit der Dringlichkeit in Skype for Business. Wenn Sie jemanden anschreiben, ist das dringender, als wenn Sie jemand per @mention in einer Konversation ansprechen.
Halten Sie die Mitgliederzahl gering. Befinden sich viele Leute in einem privaten Chat, rechtfertigt das gegebenenfalls die Erstellung eines Teams.
Belassen Sie es bei spontanen oder diskreten Unterhaltungen. Sobald es im Gespräch um geschäftliche Entscheidungen oder Informationen handelt die alle angehen, sollten Sie es in einen Kanal verlagern. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie völlige Privatsphäre haben. Chats können von den IT-Administratoren überprüft werden. Dasselbe gilt auch für E-Mails oder andere Chat-Tools.
Dem Chat neu hinzugefügte Personen sehen den bisherigen Verlauf. Wenn Sie jemanden zu einem Chat hinzufügen, der schon eine Weile läuft, sieht diese Person die vergangene Unterhaltung. Bevor Sie jemanden hinzufügen, sollten Sie überlegen, ob es in Ordnung ist, dass diese Person sieht, worüber vorher gesprochen wurde.
Achten Sie auf den Verfügbarkeitsstatus Ihrer Kollegen. Sie können verfügbar, abwesend, beschäftigt oder nicht im Büro sein. Diese Statusangaben werden typischerweise jeweils in Grün, Gelb, Rot oder Lila angezeigt. Fällt Ihnen auf, dass jemand nicht im Büro ist, kann Ihr Kommentar bezüglich der gestrigen Besprechung vermutlich warten, bis diese Person aus den Ferien zurückkehrt.
Teams kann mehr als nur chatten. Für Audio- und Videokonferenzen ist sie Ihr neuer Hotspot. Teams wird in kürze Skype for Business ersetzen. Hier eine handvoll Tipps, wie Sie sicherstellen, dass das virtuelle Meeting auf Anhieb klappt.
Wählen Sie unter [Besprechungen] die Option [Besprechung planen]. Hier können Sie das ganze Team, einzelne Teams oder Kanäle einladen. Wenn Sie nur einzelne Personen auswählen wollen, verwenden Sie diese Option nicht sondern fügen einzelne Personen hinzu.
Wenn die Internetverbindung es erlaubt, halten Sie eine Videokonferenz ab. Per Video werden Ihre Besprechungen effektiver und persönlicher als über eine reine Audioverbindung. Falls der Hintergrund stört, können Sie diesen mit der Blur-Technologie ausschalten.
Schalten Sie Ihre Verbindung stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen. Hintergrund-geräusche lenken ab und sollten nicht Teil der Konferenz sein.
Wenn Sie Ihren Bildschirm in einer Besprechung freigeben möchten, klicken Sie auf [Desktop freigeben] in Ihrer Besprechungssteuerelemente. Sie können auswählen, ob Sie Ihren gesamten Desktop, eine bestimmte App oder eine Datei freigeben möchten.
Verwenden Sie den Chat, um Informationen während der Besprechung weiterzugeben.
Dort können Sie Webadressen, Kontaktdaten, etc. bereitstellen,
während jemand anderes spricht.
Teams eignet sich ausgezeichnet dazu, Dateien allein oder gemeinsam mit Kollegen zu bearbeiten. Ihre Dateien werden auf einer SharePoint-Seite aufbewahrt, die zusammen mit Ihrem Team erstellt wurde. Auch wenn es wie Teams aussieht, verwenden Sie doch SharePoint.
Alle Dateien im Teams werden im Endeffekt in einer SharePoint Site abgelegt. Jedes Team kreiert automatisch eine dedizierte Site und gibt allen Mitgliedern die Berechtigung Dateien zu erstellen, ändern und zu löschen. Dateien sollten nicht grösser als 15 GB sein. Das ist die IT-technische Obergrenze.
Ordnerstrukturen sollten nicht mehr als drei Ebenen umfassen.
Dabei handelt es sich um eine Best Practice. Zudem gibt es ein Zeichenlimit für die Länge des Ordnerpfads. Es lohnt sich mit den Teilnehmenden die Struktur zu besprechen und Kanäle einzurichten.
Synchronisieren Sie Dateien, um offline darauf zugreifen zu können. Installieren Sie OneDrive, um über den Windows Explorer, den MacOS Finder und die OneDrive-Mobile-App offline Zugriff auf Dateien zu erhalten. So können Sie
ohne WLAN im Flugzeug arbeiten. Wie gewohnt können Sie mit einem Doppelklick eine Datei öffnen und bearbeiten.
Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Dateien immer direkt im SharePoint anzeigen lassen. Wenn Sie sich im Dateien-Tab befinden, klicken Sie auf Open in SharePoint [In SharePoint öffnen], um mit all der komplexen Schönheit von SharePoint auf Dateien zuzugreifen.
Ja, Dateien und Ordner können mit eigenen Berechtigungen versehen werden. Sie können Dateien und Ordner über SharePoint mit anderen Personen teilen. Bedenken Sie aber, dass
Genehmigungen auf Dateiebene schnell schwierig zu verwalten sind.
Mithilfe von Registerkarten können Sie Inhalte und Funktionen von Ihren bevorzugten Diensten in einem Kanal freigeben. Dadurch können Sie Microsoft-Dienste (wie Excel, SharePoint, Power BI), mit anderen Diensten (wie asana, YouTube und Zendesk) oder einer Website Ihrer Wahl verbinden. Um einen Chat zu öffnen, während Sie sich auf einer Registerkarte befinden, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Registerkarte anzeigen.
Warum sollten Sie die Arbeit in Teams alleine erledigen? Teams ist der passende Ort, um mit Chatbots und Connectoren mit bestehenden Applikationen zu interagieren. Bots stecken zwar noch in den Kinderschuhen, doch mit den Connectoren im Teams App Store haben Sie eine steigende Anzahl "Helferchen". Probieren Sie unsere Empfehlungen aus und erleben Sie, wie Teams "offen" ist.
Suchen Sie nach bewährten Vorgehensweisen für Microsoft Teams? Möchten Sie wissen, wie Sie es auf einfache und schnelle Weise anpassen können?
UPGREAT AG
Allmendstrasse 19
CH-8320 Fehraltorf
www.upgreat.ch
