Vijf tips om van stress een handlanger te maken tijdens presentaties

Okselvijvers. Black-out. Tomatenkop. Stotteren. Krekelstem. Alsof je de controle over je lichaam en geest helemaal verliest. Help!

En jij? Ben jij op het podium geboren, of is voor een groep presenteren jouw meest lugubere nachtmerrie?

Het goede nieuws: er bestaan remedies.

‘Voor jou is het makkelijk’, zeggen deelnemers van workshops me soms.

Makkelijk? Als kind kreeg ik een rode kop als ik voor de klas moest spreken. Het liefst gomde ik mezelf dan uit.

Net omdat ik het zo moeilijk vond, begon ik goed te observeren en te kopiëren:

wat bij anderen werkte probeerde ik zelf uit. Ik greep elke kans om m’n rode kop

aan een groep te tonen.

Als het bij mij is gelukt, waarom dan niet bij jou?

Vijf tips om van je angst een handlanger te maken tijdens presentaties:

1. Gooi jezelf voor de leeuwen

Al doende leert men. Zo vergt goed presenteren ook heel wat oefening.

Probeer nieuwe dingen uit, hoe meer hoe beter. Maar doe het best eerst voor een kleine groep, in plaats van meteen een volle zaal op een internationale conferentie. (Tip: waag je kans met de Wetenschapsbattle)

2. Print de eerste minuut in je hoofd

Doodgaan tijdens je presentatie gebeurt meestal bij de start. Oefen daarom goed die eerste minuut in, zodat je zelfs zonder nadenken de juiste woorden uit je mond krijgt.

De hele tekst van buiten leren doe je beter niet, want als je dan ergens een woord vergeet blokkeer je. Pas beter de techniek van de Roman columns toe en zorg dat de structuur goed in je hoofd zit.

3. Doe het voor de spiegel

Oefen vooraf zoveel je kan, hardop en liefst voor de spiegel. Of nog beter: film je presentatie. Confronterend, maar dan zie je of je misschien een tic hebt die alle aandacht opeist.

Begin ten laatste drie dagen voor je presentatie met hardop te oefenen en herhaal dat minstens elke dag. Zo hebben je hersenen de tijd om de presentatie op te nemen.

4. Spreek over je passie

Sprekers presenteren merkelijk beter wanneer ze praten over wat hen boeit. Schrap daarom de dingen die je eigenlijk niet zo leuk vindt en begin je

presentatie met jouw passie.

​Het huis staat in lichterlaaie. De vlammen springen uit het scherm. Ik voel de schroeiende hitte op mijn wangen.

Op de tweede slide verschijnt de brandweer die de vuurzee overwint.

Dan zien we wat rest: troep, schuim en veel bluswater.

‘Waar blijven we met het vervuilde water?’ vraagt de onderzoeker. ‘We kunnen het niet zomaar in het riool lozen.’

Dan pas verschijnt de titelslide. Het onderzoek gaat over de verwerking van vervuild bluswater, om te voorkomen dat het in onze waterlopen terecht komt.

Ik zit op het puntje van mijn stoel.

Hoe gaat het meestal?

De meeste presentaties beginnen met een titelslide, gevolgd door een inhoudstafel. Of erger nog: meteen met de onderzoeksaanpak.

Waarom werkt dat niet? Omdat je dan met de deur in huis valt, terwijl we nog niet weten of we wel willen binnenkomen.

Je moet het publiek laten voorproeven. Zoals wanneer je je neus in een glas wijn stopt voordat je drinkt. Dat opent de zintuigen en prikkelt voor wat komt.

Hoe laat je het publiek voorproeven?

De eerste slide moet aan hun mouw trekken, om hun aandacht te krijgen. In mijn voorbeeld is dat het huis in lichterlaaie.

Start met een probleem of een behoefte waarop je tijdens de presentatie een antwoord zal geven. Zorg er voor dat het gaat om iets waar jouw publiek wakker van ligt of waar het iets bij kan voelen. Van het bluswater uit het voorbeeld lig ik niet meteen wakker, maar wel als het onze rivieren vervuilt.

Je mag best choqueren, zoals Michael Braungart die zijn behoefte op het podium doet.

Met een persoonlijk verhaal scoor je ook. Doe je onderzoek naar jongeren met dyslexie en de impact op hun leergedrag? Toon dan een foto van Mieke, 17 jaar oud, met dyslexie en leerproblemen.

Van probleem naar oplossing

Je hebt het probleem of de behoefte geschetst. Dan is het nu tijd voor de ‘yes we can’. Er bestaat immers een oplossing. Jouw onderzoek gaat daar naar op zoek. In het voorbeeld van het bluswater schetst de onderzoeker de behandeling om vervuild water te filteren.

Vertel kort waarover je onderzoek gaat en hoe je een antwoord zoekt op het probleem of de behoefte.

En nu pas komt de titelslide opduiken. Want nu heb je de toeschouwers mee. Nu hebben ze aandacht voor wie je bent en wat je hen voorschotelt.

Wat zet je op de titelslide?

Op een titelslide hoort een titel te staan, jouw naam als presentator en de instelling waartoe je behoort. Een logo mag, maar hoeft niet. Een foto mag, maar hoeft niet omdat je tijdens de voorgaande slides al met foto’s hebt gewerkt.

Wat zet je niet op de titelslide? De naam van het event, omdat het publiek die al kent. De datum mag je ook schrappen. Een URL en e-mailadres komt op de

laatste slide, niet op de titelslide.

Na een sterke opening heb je ook een titel nodig die knalt. In een eerdere blogpost gaven we je al 5 manieren om te scoren met je titel.

De titelslide biedt je meteen ook de kans om iets over jezelf te vertellen. Wat is de link tussen jou en het thema dat je onderzoekt? En vertel iets over de expertise die jouw onderzoekseenheid heeft opgebouwd over het thema.

Is een goede start alles?

Een goede start geeft je een grote voorsprong. Het publiek is immers benieuwd naar het hele verhaal.

De presentatie over de verwerking van het bluswater begon sterk. Maar na enkele minuten haakte ik af. Ik snapte er geen jota meer van. Een gemiste kans voor de onderzoeker. De volgende keer neem ik hem mee naar de kinderuniversiteit, om helder te leren presenteren.

En hoe na een sterke start ook nog de finish halen? Dat is voor een volgend artikel of in één van onze workshops.

Samengevat

Slide 1: verras, gebruik een getuigenis of choqueer, maar zorg vooral dat je de aandacht trekt met een beeld dat verband houdt met jouw thema.

Slide 2: licht kort het probleem of de uitdaging toe waarop je tijdens het onderzoek een antwoord zoekt.

Slide 3: de oplossing. Toon een beeld van hoe jouw oplossing eruit ziet of hoe jij met je onderzoek ons meer kennis bijbrengt over het probleem of de uitdaging.

Slide 4: de titelslide. Waarover zal je presentatie gaan? Zeg ook iets over jezelf als onderzoeker.

Zorg er voor dat de opening niet te lang duurt. De details krijgt het publiek later. De opening dient als voorproefje.

Hoeveel tijd besteden we wereldwijd aan presentaties? Hoeveel betalen bedrijven om mensen presentaties te laten volgen die niet zoveel effect sorteren? En waarom sorteren niet alle presentaties het beoogde effect? Het is goed om daar eens bij stil te staan.

Laten we eerst even hoofdrekenen

Volgens recente schattingen worden er wereldwijd elke dag ongeveer 30 miljoen powerpointpresentaties gegeven (1). Wereldwijd. 30 miljoen. Stel dat een presentatie gemiddeld 20 minuten duurt, dan wordt er elke dag 600 miljoen minuten met powerpoint op de achtergrond gepraat.

Stel dat elke presentatie door gemiddeld 12 personen wordt bijgewoond, dan steken de spreker en zijn publiek van 12 koppen er in totaal ongeveer euh... *haalt zijn rekenmachine erbij* ... steken ze er ongeveer 16.250.000 werkdagen van 8 uur in. Of anders: elke 24 uur worden er voor bijna 1150 jaar aan presentaties gegeven en gevolgd. Elke dag. Het is zinloos om hier een gemiddeld loon op te kleven, maar het is erg, erg veel.

Ik herhaal het nog eens, want het kan zijn dat je het niet goed hebt gelezen:

elke 24 uur worden er voor bijna 1150 jaar presentaties gegeven en gevolgd

Dat is krankzinnig. Geen wonder dat er begrippen zoals Death by Powerpoint of Powerpoint poisoning ontstaan.

Als al deze presentaties en geïnvesteerde uren iets zouden bijdragen, dan zouden we dit alleen maar kunnen aanmoedigen, maar laten we eerlijk zijn: het merendeel van deze dagelijkse 1150 jaar durende trein aan presentaties behaalt geen resultaat. Je toehoorders begrijpen je onderzoek nog steeds niet, of zijn je praatje vergeten voordat ze de zaal uit zijn. Laat staan dat ze actie zullen ondernemen of je een grote zak vol geld zullen geven. En dat is jammer. Want onderzoek is iets wat iedereen aanbelangt.

De vijf hoofdzonden

Dat de meeste presentaties niet het gehoopte effect sorteren, komt omdat ze te prooi vallen aan één of meerdere van de 5 Hoofdzonden (1).

Als een presentator één van deze hoofdzonden begaat, verspilt hij tijd, energie en aandacht van zijn publiek én die van zichzelf.

De vijf hoofdzonden in presentatieland zijn:

1. Geen duidelijk punt: Presentaties hebben best één, maximum twee hoofdgedachten. Bij presentaties zonder duidelijk punt ga je naar buiten en vraag je jezelf af: waar ging het nu eigenlijk over?
   
2. Geen voordeel voor het publiek: Deze presentaties spreken het publiek niet aan. Je zit de presentatie uit en denkt regelmatig. 'En dan?'
   
3. Geen duidelijke opbouw: Deze presentaties zijnonlogisch, onduidelijk en springen van de hak op de tak. Je vraag je af: 'Wacht even, hoe is de spreker op dit punt geraakt? Ik heb precies een paar slides gemist'. (en je maakt je wijs dat dit niet komt omdat je in slaap bent gevallen).
4. Te gedetailleerd: Dit komt veel voor bij onderzoekspresentaties. Naast de relevante feiten worden ook té technische of te veel irrelevante feiten gepresenteerd. Onderzoekspresentaties lenen zich hier nu eenmaal goed voor. Het is te herkennen aan de spreker die dingen zegt zoals 'Je kan deze slide niet echt goed lezen maar,...' of 'Deze grafiek is nogal ingewikkeld, maar ...' Gewoon te herkennen aan slides die volgepropt zijn dus.
   
5. Te lang: Want geef toe: hoeveel keer heb je tijdens je loopbaan al een presentatie bijgewoond waarvan je vond dat ze te kort was?
   

Goed, er zijn dus vijf hoofdzonden waar we niet meer tegen mogen zondigen. Er zijn geen vijftig weesgegroetjes verbonden aan het begaan van een hoofdzonde, maar vergis je niet: je straft jezelf en je publiek. De vijf hoofdzonden zijn immers de ideale manier om je presentatie te torpederen, je sponsors en gebruikerscommissie te laten afhaken en je publiek vredig in te laten slapen door Death by Powerpoint.

Voor een extra dodelijk effect kan je zelfs verschillende hoofdzonden combineren. En herinner: er zijn elke dag ongeveer 16.250.000 werkdagen van 8 uur te verspillen aan presentaties. Dat is veel tijd om zonden te begaan..

Conclusie: vermijd de vijf presentatiehoofdzonden. Als je nog eens een presentatie geeft, toets je slides dan even kort aan dit lijstje en wees er zeker van dat je geen enkele hoofdzonde begaat.

Als je presentatie er toch aan ten prooi valt, zijn er verschillende manieren om

Nog eentje, omdat die meesterlijk is

Een drugsverslaafde legt uit waarom je een injectienaald niet voor je plezier uitwisselt:

‘You don’t wanna share a needle, any more than that you wanna share a tooth brush, even with someone you are sleeping with. There is just a kind of eek factor there.’

Je vindt het waarschijnlijk moeilijk om je in te leven in een junkie, maar een tandenborstel gebruik je vast en zeker. Als het thema van je presentatie ver van je doelgroep staat, zoek dan een metafoor die herkenbaar is voor iedereen.

Daarom vind ik Elizabeth de beste

Wie weet wel de beste ooit.

(En als je het nog niet gedaan zou hebben: bekijk haar presentatie over seks, drugs en HIV. Nu. Meteen.)

(Foto Elisabeth Pisani: Ryan Lash, TED conference op Flickr)

​​

Je hebt lang gewerkt aan die paper. Erg lang. Weken, maanden en soms jaren onderzoek gingen er aan vooraf.

De tekst is geschreven in het Engels, gepeerreviewd, teruggekomen met opmerkingen, aangepast, teruggestuurd en - halleluja - eindelijk aanvaard voor publicatie. Dit om maar te zeggen dat je de materie in je paper ondertussen wel door en door kent.

Schrijven, allemaal goed en wel. Maar nu moet je hem presenteren voor het

publiek. Hoe begin je dáár aan? Het is immers een lange tekst, tsjokvol vakjargon

dat enkel begrepen wordt door mensen die ook met het onderwerp bezig zijn.

Je opent PowerPoint en begint te tikken.

Maar wacht. Het kan overzichtelijker. Voordat je PowerPoint opent, denk dan even na over de onderstaande vragen. Schrijf je bedenkingen op in Word of op een blad papier. Als je dat doet, heb je na afloop een degelijke outline voor een presentatie die je publiek kan begrijpen.

... en dan mag je starten in PowerPoint.

1. Beschrijf het probleem dat wordt bestudeerd

Beschrijf het probleem dat je in je paper analyseert. Probeer de meest voorkomende vragen direct aan het begin van je presentatie te beantwoorden:

• Wat is het probleem dat wordt geanalyseerd?
• Waarom zou je publiek moeten geven om dit probleem? Waarom is het belangrijk dat het probleem wordt opgelost?
• Wat zal het publiek bijleren tijdens de presentatie?

Denk aan een algemeen publiek als je deze vragen oplost.

Je publiek bestaat uiteraard niet uit een stel ongeletterde idioten, maar je spreekt ook niet voor onderzoekers die gespecialiseerd zijn in jouw domein. Een presentatie wordt normaal gehouden voor intelligente onderzoekers uit andere domeinen, juryleden met licht andere expertises, beleidsmakers,...

Zelfs je collega-onderzoekers zijn niet altijd helemaal thuis in jouw specifiek onderzoek. Jij bent de expert van je paper. Verwacht niet dat je publiek dat ook is.

2. De bijdragen van de paper

Nadat je het basisprobleem hebt beschreven, kan je de weg bespreken die je hebt gevolgd om het probleem op te lossen. Geef een kort en bondig overzicht van de technieken, setting, modellen en van de belangrijkste resultaten.

Hou hierbij de volgende dingen in het achterhoofd:

• Je zal je presentatie waarschijnlijk willen presenteren in de exacte volgorde waarop je het probleem hebt aangepakt en waarop je de oplossingen hebt gevonden. Dat is gevaarlijk. Doodlopende straatjes en slecht uitgedraaide denkpatronen meenemen in je uitleg, verwart het publiek. Schrap ze. Kill Your Darlings.
• Maak de uitleg van de technieken, setting en modellen net gevorderd genoeg zodat iedereen je resultaten kan volgen. Ingewikkelder is niet nodig. Als mensen meer details willen weten, kunnen ze altijd je paper lezen (want dat wil je toch?).
• Wat zijn de belangrijkste resultaten? Hou je daar aan. Als je alle resultaten naar je publiek gooit, zullen ze niet in staat zijn om er zelf de belangrijkste uit te pikken. Jij bent de gids. Schrap resultaten die niet bij je verhaal horen. Geïnteresseerden kunnen het altijd lezen in de paper.

Hou dit deel bondig. Het is niet erg om je belangrijkste resultaten al zo vroeg in je presentatie weg te geven. Het maakt dat je ze nog eens een paar keer kan herhalen tijdens het vervolg van je presentatie.

3. De relatie tot de literatuur

Je hebt nu het probleem geschetst én de aanpak die je hebt gevolgd om dat probleem op te lossen. Als je wil kan je er nu een beetje literatuurstudie bijhalen.

Focus enkel op relevante literatuur die nauw aansluit bij het probleem of je manier van werken en geef een duidelijke vergelijking tussen de literatuur en wat jij hebt gedaan. Geef niet je hele literatuurstudie mee!

4. Detail & resultaten

Nu het framework is gelegd en je publiek hopelijk voldoende ingemasseerd en op de hoogte is van het onderwerp, kan je wat meer in detail treden.

Maar hou het simpel.

Presenteer je onderzoek en resultaten aan de hand van speciale case studies, voorbeelden of situaties. Doe dat eerder dan de paper in zijn volledigheid af te

dreunen. Koppel de case studies tijdens je presentatie regelmatig terug naar de

belangrijkste resultaten die je wil overbrengen.

Voorbeelden en case studies zorgen ervoor dat mensen je resultaten gemakkelijker kunnen linken aan de realiteit. Ze wandelen de zaal uit met een duidelijk beeld voor ogen en onthouden je presentatie beter.

Zijn meestal te weren uit je hele presentatie:

• Bewijzen van hoe je tot een formule komt en lange oplossingen van vergelijkingen. Terwijl de uitkomst misschien wel nieuw en relevant is, geven de stappen die er toe leiden zelden nieuwe inzichten. Je publiek moet daarbij erg geconcentreerd en onderlegd zijn om alles te kunnen volgen.
• Tientallen experimentele tussenresultaten en tabellen. Normaal is alleen het eindresultaat en de eindconclusie van belang.

Op dit punt is het is ook belangrijk om de resultaten te interpreteren. Herinner je: jij bent de gids. Waarom zijn de resultaten zoals ze zijn? Geef inzichten mee die het publiek mee naar huis kan nemen of die nieuwe vragen opwerpen. Wees niet bang om af en toe te zeggen. 'Verder onderzoek zal uitwijzen,...'

Want dat is toch wat je als onderzoeker wil doen? Verder onderzoeken?

Vraag je zelf de hele tijd af: zal het publiek mijn denkpaden en resultaten begrijpen en wat wil ik dat ze er van bijleren?

5. Conclusies

Vat op het einde nog eens samen wat je hebt laten zien. Haal nog eens aan wat je wil dat het publiek écht onthoudt van je presentatie: je hoofdresultaat, het grote inzicht.

Ga er niet van uit dat het publiek je grote resultaten tijdens de presentatie al voldoende heeft laten inzinken. Herhalen kan geen kwaad.

En sluit dan af met de gevolgen die je resultaten hebben op bepaalde toepassingen. Geef aan waar nieuwe vragen aan de oppervlakte verschijnen en waar toekomstig onderzoek kan gevoerd worden.

Maak een paar copies van je paper en geef op het einde van je presentatie mee

Als presentator heb je maar een paar woorden nodig om de mist in te gaan. Is je dat al overkomen? Het moment waarop je denkt ‘Damn! Waar zit die undo-toets?’. Of erger: ‘Wie kan me nu meteen de Houdini’s verdwijntruc aanleren?’

Ik verzamel foute uitspraken van presentatoren (en ja: het is beroepsmisvorming…). De meest voorkomende deel ik hier met jou.

Je zult lachen bij sommige uitspraken, omdat ze herkenbaar zijn. Maar ik deel ze in de eerste plaats om je de kans te bieden ze te verbannen uit je eigen repertoire. Ik heb ze opgedeeld per thema en zeg er ook bij waarom ze fout zijn (voor het geval je er niet zelf zou opkomen).

Timemanagement

• ‘Ik zal sneller moeten gaan.’
• ‘Oei, de tijd vliegt. Eigenlijk heb ik drie uur nodig om alles te vertellen.’
• ‘I will skip this.’
• ‘Ik ga het kort houden …’ (en het dan niet doen)

Als spreker ben jij verantwoordelijk voor de tijd. Jij weet hoeveel tijd je krijgt en jij moet ervoor zorgen dat je jouw verhaal op die tijd verteld krijgt. Heb je meer te vertellen? Kan best, maar leer focussen. Als je maar vijf minuten krijgt is het onbeschoft om er vijftien in te pikken.

Leesbare slides

• ‘Je kan dit niet lezen, maar …’
• ‘Is deze slide leesbaar?’

Het antwoord op deze laatste vraag is ‘Nee!’. Op je computerscherm is de tekst leesbaar, maar niet voor de mensen achterin de zaal. Hoe groot moet de tekst op je slides dan zijn? Minstens puntgrootte 24 (bij een lettertype zoals Arial). En ja, ook bij grafieken.

Volle slides

• ‘Maak je geen zorgen, ik ga niet de hele slide voorlezen.’
• ‘Ik weet dat het een grote tabel is, maar ik zal één onderdeel behandelen.’

Waarom prop je de slides dan vol tekst? Less is more. Slides dienen om jouw mondelinge verhaal te ondersteunen. Zet nooit meer dan 20 woorden op je slide. Wat je niet behandelt schrap je. Je maakt desnoods een aparte hand-out-versie met bijkomende info.

Opsommingen

• ‘Ik werk altijd met tien punten, dat is didactisch het beste.’

Er is didactiek en er is didactiek. Niemand kan zomaar tien punten onthouden. Dat is te veel. Gebruik drie punten. Of nog beter: één.

Excuses

• ‘Sorry voor de slechte (slide, foto, grafiek …)’
• ‘Ik heb eigenlijk geen tijd gehad om dit voor te bereiden.’
• ‘Normaal zou ik deze presentatie niet geven, maar ik moest inspringen voor mijn directeur.’

Ofwel geef je een presentatie en doe je het goed, ofwel geef je er geen. Jezelf verontschuldigen omdat je een slechte presentatie geeft, is hetzelfde als zeggen ‘Sorry, beste mensen, voor het nutteloos verspillen van uw tijd en energie’. Heb je weinig tijd om je presentatie voor te bereiden? Doe het dan zonder slides en oefen je mondelinge verhaal.

Nog eentje:

• ‘Deze presentatie is inhoudelijk zeer belangrijk. Daarom let ik even minder op de communicatieprincipes.’

De persoon bedoelt dat de regels van helder en overtuigend presenteren dienen als opsmuk, voor als je nog wat tijd over hebt. Maar precies bij belangrijke presentaties is het een must om veel aandacht te geven aan de communicatieregels, want je wilt toch dat het publiek je boodschap begrijpt en er iets mee doet?!

'Off the record’-uitspraken

• ‘My English is really bad.’
• ‘Ik ben zo nerveus.’

Presentatoren laten zich, net voor hun presentatie, nog een dergelijke uitspraak ontglippen. Maar weet dat je jouw eerste indruk al maakt vanaf het moment dat je in beeld bent. Dat is meestal voordat je op het podium staat. Een spreker die aangeeft niet voorbereid te zijn, nauwelijks Engels te spreken of gierende zenuwen te voelen, geeft een slechte indruk. Volg beter de raad van Amy Cuddy en doe uit het zicht van de deelnemers een ‘power pose’, zodat je met meer zelfvertrouwen kunt starten.

Vragen

• ‘Geen vragen? Niemand durft.’
• ‘Geen vragen? Dan was alles duidelijk!’ (+ brede glimlach op het gezicht van

Een tweeduizend jaar oude truck.

Niet teveel op je slides zetten. Allemaal goed en wel. Maar hoe moet je dan onthouden wat je te zeggen hebt?

Een spreker vooraan op het podium met cheatcards in zijn hand komt al snel onzeker over en alles wat je wil zeggen gewoon op je slides dumpen is echt geen optie. De beste manier om de aandacht van je publiek kwijt te spelen is je slides overladen met informatie.

Enter het Oude Romeinse rijk. We hebben veel geleerd van de Romeinen, maar dat ze ons konden leren hoe we op een efficiënte manier onze presentaties kunnen onthouden, daar denk je in eerste instantie niet aan. Of het volgende verhaal honderd procent de waarheid is, durf ik te betwijfelen, maar het legt een mooie techniek bloot om je te helpen je presentaties te onthouden en te structureren: de techniek van de Romeinse Zuilen.

Een Romeinse zuil in de senaat, geen powerpoint te bekennen...

Hoe Cicero uren en uren kon spreken in de Romeinse Senaat zonder nota's of slides

Het verhaal gaat als volgt: Cicero, de grote Romeinse spreker, kon in de senaat uren en uren na elkaar spreken. En waarom was dat bijzonder? Hij had niets bij. Geen nota's, geen papieren en al helemaal geen slides of powerpoint. En wat was nog vreemder? Hij praatte uren en uren aan één stuk en het moet blijkbaar nog boeiend zijn geweest ook.

Ik kan het het me nu nog moeilijk voorstellen dat iemand uren en uren aan een stuk blijft boeien. Maar goed, volgens het verhaal hingen de mensen al die uren aan zijn lippen. Na zijn betoog kwamen de bewonderaars naar hem toe.

'Cicero, hoe komt het dat je zo lang kan praten zonder enige notitie, zonder iets op te schrijven, zonder cheatcards?'

Cicero streek door zijn baard (literaire vrijheid, ik heb geen idee of de man een baard had) en zei: 'Dat is niet zo moeilijk. Jullie zien dat ik door de ruimte loop als ik presenteer. Ik loop rond door de senaat en als ik bij een zuil kom. Stop ik,

en dan doe ik een bepaald verhaal. Bij de eerste pilaar praat ik bijvoorbeeld over taxen en bij de tweede pilaar praat ik over het voedseltekort.'

Dus op voorhand wist Cicero welk verhaal hij zou vertellen bij welke pilaar. Op voorhand visualiseerde hij zich de ruimte van de senaat en het pad dat hij zou afleggen tijdens het vertellen van zijn verhaal. De zuilen zorgden voor een structuur in zijn verhaal en voor een houvast.

En zo onthield Cicero hoe hij alles moest volpraten.

Hoe Romeinse Zuilen je presentatie zullen structureren

We zeiden al vaker dat je geen data dump op je slides mag zwieren. Dump je brein tijdens een brainstorm leeg op een blad papier (en niet op je slides!) en begin van daaruit te structureren en te schrappen. Probeer uit de 50 concepten die op je blad papier staan, vijf tot zes gemeenschappelijke thema's te halen. Cluster alle concepten in vijf tot zes clusters.

Je hebt nu je vijf of zes Romeinse Zuilen.

Als je ideeën hebt die op geen enkele manier in de vijf of zes Romeinse zuilen passen die je net hebt opgesteld, vraag jezelf dan af of het wel relevante ideeën zijn. Waarschijnlijk zal je ze gewoon mogen schrappen. Schrap maar!

Als alle Roman Colums zijn opgesteld en al je ideeën een plekje hebben gevonden: denk dan eens na over een structuur en een flow. In welke volgorde ga je de zuilen plaatsen. Wat is hun onderling verband en waar heb je het eerst over?

En dan, als je Romeinse Zuilen zijn opgesteld en je core concepts in een goede structuur voor je op tafel liggen, dan kan je slides beginnen maken.

En hoe maak ik dat? Zo'n Romeinse Zuil in powerpoint?

Het enige wat je moet doen is een slide maken die je een aanzet geeft om een bepaald verhaal te beginnen vertellen.

En doe dat alsjeblieft niet door die slide vol te steken met notities (we hameren hier nogal veel op dat punt merk ik, maar het is dan ook erg belangrijk). Cicero deed dat ook niet. Hij had niets bij en hij wordt geëerd als de grootste Romeinse spreker aller tijden. Niet omdat hij een fancy powerpointpresentatie had, maar omdat hij kon spreken.

Cicero zag de eerste zuil in de senaat en begon te praten en dat moet jij ook doen. Neem een slide en zet er een foto op die je voldoende triggert om je verhaal te vertellen. Je mag een paar woorden als geheugensteun aan de foto toevoegen. Maar vertel een verhaal.

Je komt zo veel natuurlijker over want je leest geen slides af en je komt minder in de verleiding om naar de slides te beginnen kijken en het publiek de rug toe te draaien. Er staat naast een foto en een paar woorden niets meer op je slides, dus je moet er niet naar kijken.

Maar, maar... wat als ik toch vergeet waar ik over wil praten?

'Google' is het meest gegeven antwoord.
De vraag? 'Waar haal jij foto's voor je presentatie en posters vandaan?'

Er zijn echter twee problemen met Google.

1. De foto's zijn in de meeste gevallen niet rechtenvrij
2. Vaak is de resolutie slecht.

Met als gevolg dat mensen foto's gebruiken zoals deze:

Omdat we zo'n foto's niet meer willen zien, geven we je hieronder zes plaatsen waar je wel mooie rechtenvrije afbeeldingen vindt. Ze zullen je presentaties en

posters mooier, aantrekkelijker en professioneler maken.

1. Compfight.com

Deze fotozoekmachine gebruikt de uitgebreide fotobibliotheek van Flickr. Zoek op 'creative commons' en je bent vertrokken. Zoek je bijvoorbeeld een originele foto van een sleutel? (Hey, geen idee. Het zou kunnen dat je onderzoek daar iets mee te maken heeft :-) )

Ga dan voor dit:

In plaats van dit cliché:

Link: compfight.com

2. Getty Images

Getty images is een naam die je vaak ziet terugkomen in kranten. De grootste online fotobibliotheek ter wereld stelt sinds maart 2014 zijn foto's gratis ter beschikking voor gebruik op blogs en websites (dus jammer genoeg niet voor

offline gebruik in presentaties). Stuk voor stuk kwalitatief hoogstaande

afbeeldingen.

Link naar fotobibliotheek: gettyimages.com.au/embed#

3. Snapwi.re

Een erg leuk alternatief op de klassieke fotobibliotheken.
Het werkt als volgt: je post een request. Bijvoorbeeld 'Kind dat water drinkt'. Je bepaalt zelf de prijs die je wil betalen (het start bij €5) en de professionele fotografen van Snapwi.re gaan met je verzoek aan de slag. Hoe meer je wil betalen voor de foto, hoe professioneler de fotografen.

Na verloop van tijd verzamel je zo een hoop inzendingen. Zit er niets bij dat je goed vindt? Dan kan je van de aankoop afzien en de request intrekken. Zit er wel iets bij dat kan dienen voor jouw poster of presentatie? Dan koop je het. Simpel.

Link: snapwi.re

4. Shutterstock & iStock

Schutterstock en iStock zijn broertjes van elkaar. (Of zusjes. Welk geslacht heeft een webpagina eigenlijk?) Ze bieden allebei hoge kwaliteit stockfoto's aan. Ga wel op zoek naar stockfoto's die niet te cliché zijn. Maar als je de valkuilen kent, kan je hier mooie foto's en illustraties kopen.

Link: schutterstock.com
Link: istock.com

5. Fiverr

Over illustraties gesproken. Ken je Fiverr? Daar kan je mensen inhuren om voor een laag bedrag een tekening/illustratie/ design/ eender wat... te maken. Zo is de afbeelding op onze 'over ons' pagina getekend door iemand van Fiverr die met een foto van ons aan de slag ging.

Op Fiverr vind je quasi elke dienst die online geleverd kan worden. Je kan er alles te pakken krijgen. Op zoek naar een mooie illustratie voor je poster? Een

logo? Een Engelstalige voice-over voor een filmpje? Een vertaler? Als je wil kan

je zelfs een nummer insturen en leert iemand je hoe je dat op gitaar speelt.

Maar goed, voor je onderzoek zou ik starten bij de illustratie & design afdeling: fiverr.com/categories/graphics-design (al is gitaar spelen misschien wel een originele opener voor je presentatie :-)

Sowieso geldt natuurlijk: niet elke tekenaar of designer is even goed. Check ratings, commentaren en beschrijvingen voordat je iets bestelt, maar bij mij is het nog niet vaak tegengevallen.

6. The Nounproject

Over The Nounproject hadden we het op deze blog al vaker. Daarom gewoon even kort vermelden dat icoontjes een prima alternatief zijn voor foto's.
Link: thenounproject.com

7. Google images

Merk op dat de intro van deze blogpost sprak over 'Professionele foto's voor je presentatie en posters.', maar ik zal deze zevende -niet professionele -plek toch maar opnemen zeker?

Al was het maar omdat jullie Google images tegen alle advies in zullen blijven gebruiken - jullie deugnieten - en om je te waarschuwen voor de volgende twee dingen:

1. Let op resolutie: foto's op Google images zijn vaak van onvoldoende kwaliteit voor een presentatie en al helemaal voor een poster. Als je foto's zoekt voor een presentatie zoek dan bij zoekhulpmiddelen op een grootte van 'groot & gemiddeld'. Wees voor posters enkel tevreden met 'groot'
2. Let op auteursrechten. Kijk van welke website je de foto haalt. In tegenstelling tot wat je misschien denkt, zijn foto's op Google images niet vrij van auteursrechten. Gelukkig maar. Anders zou iedereen 'Toon Verlinden' kunnen googlen en mijn foto's gratis en voor niets gebruiken zonder mijn toestemming. Wie weet in welke reclame ik dan zou opduiken.

Een afsluitend woordje over creative commons

Als onderzoeker zit je vaak met een massa data. Je steekt die waarschijnlijk in een excelgrafiek en gooit die grafiek in je presentatie.

Omdat we geen designers zijn komen we immers meestal niet verder dan een grafiek met flashy kleurtjes. Correct?

Hoe we onze data meestal weergeven.

Fout. Ook als niet designtechnisch aangelegde onderzoeker moet én kan je er naar streven om je data aantrekkelijker en overzichtelijk weer te geven.

Eén van de manieren waarop je dat kan doen, is met infographics. Nee, klik nog niet weg.

Infographics maken, hoeft niet moeilijk of tijdrovend te zijn. Met de juiste tools (te vinden in deze blogpost, of wat dacht je?) maak je in een handomdraai een

mooie afbeelding die je data weergeeft in duidelijke en aantrekkelijke blokjes.

Er zijn zelfs internettoepassingen die je een template geven dat je maar in te vullen hebt.

Wat zijn infographics?

Voorbeeld van een infographic

Infographics zijn meer dan de fancy gemaakte afbeeldingen die je op het internet de ronde ziet doen. Het komt er gewoon op neer dat je tekst, data en beeld combineert. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een kaart, grafiek, instructieve tekening of interactieve applicatie.

• Je data weergeven op een tijdlijn? Infographic! (Check: History of the wheel)
• Je data weergeven met een duidelijke technische tekening? Infographic! (Check: De bouw van een shelter in rampgebieden.)
• Je data weergeven in een exceltaartgrafiek? Euh,... simpele infographic! (Check: een taartgrafiek is ook een infographic)

Gebruik ze enkel als ze nuttig zijn

Waarom zou je infographics gebruiken?

1. Om te beginnen, zijn ze leuker. Mensen kijken er liever naar en het is vaak een verfrissing na de tientallen - zo niet honderden - tekstslides die ze die dag al te zien kregen.
2. De belangrijkste reden is echter dat mensen visuele informatie beter onthouden dan tekstuele. Giet je data in een tabel, dan wordt die slechter onthouden dan wanneer die in een grafiek staat. En een grafiek wordt op zijn beurt weer minder goed onthouden dan leuke afbeeldingen.

Wil je dus dat het publiek iets meedraagt van je data, dan is het belangrijk dat je

de informatie visueel weergeeft. Akkoord, niet elke onderzoeker wil per se dat het publiek zijn data onthoudt. Vaak is de conclusie goed genoeg en dan heb je niet echt nood aan een infographic.

Maar wil je in je presentatie echter meer informatie overbrengen? Zoals een vergelijking tussen een huidige situatie en hoe het zou kunnen zijn, een tijdsverloop of de kernresultaten van honderden enquêtes, dan is een infographic de tool bij uitstek.

Dus: hoe visueler, hoe beter je publiek je boodschap onthoudt. Woord bij de daad voegend, giet ik dat in een infographic zodat jullie het beter zullen onthouden:

Mensen onthouden visuele informatie beter dan tekstuele.

Maar hoe maak je een infographic?

Je kan ze volledig van de grond op zelf bouwen, zoals ik met het simpele voorbeeld hierboven heb gedaan. Het moet immers niet altijd ingewikkeld en flashy zijn. Het moet vooral duidelijk en functioneel zijn.

Maar je moet niet altijd zelf aan de slag. Er zijn tal van diensten die je in staat

stellen om een template te kiezen waar je zo je data in kan kleven. Deze diensten hebben bijna altijd een gratis basisversie of zijn zelfs helemaal gratis.

Een paar voorbeeldjes:

• Tijdlijnen maken met Dipity. Dipity is ideaal om een tijdsverloop te schetsen. Je kan bij elke entry op de tijdlijn nog extra info weergeven en zelfs filmpjes embedden.
• Kaarten maken met veel data. Tableau Public. Veel data in een exceltabel? Kijk even naar het filmpje hoe Tableau Public werkt en voeg je data zo in. Ideaal om een onderzoek uit te zetten op een kaart.
• Fancy Infographics. Piktochart geeft je een aantal templates waar je mee aan de slag kan, maar je kan ook een infographic bouwen met de honderden elementen uit hun database. Erg simpel, gewoon drag and drop.

Wil je helemaal zelf aan de slag? Dan kan je ook losse infographicelementen kopen bij diensten als Shutterstock of iStockphoto.

Hoe gebruik je een infographic?

Voor een klassieke PowerPoint, werkt een volledige infographic niet altijd omdat er dan snel veel informatie  op je slide staat. Wil je hem toch gebruiken in een PowerPoint dan kan je de infographic best opsplitsen in verschillende figuren zodat het geheel leesbaar blijft.

Een andere optie is het gebruik van Prezi, waardoor je kan inzoomen op de relevante delen van de infographic en toch een overzicht kan bewaren.

De wetenschappelijke poster leent zich daarentegen erg goed tot infographics. Als je je poster opvat als infographic, zal hij er uitspringen tussen de tientallen (honderden?) andere posters op de wetenschappelijke beurs. Door zelf een infographic te maken, of van de bovenstaande tooltjes te gebruiken, kan je gemakkelijk een visuele en duidelijke representatie van je onderzoek opbouwen. Je poster wordt de ster van het congres.

Ook in publicaties en websites komen ze goed tot hun recht. En als het iets is waar je van wakker ligt: infographics worden ook vaker gedeeld dan platte tekst.

De succesrate bij gewone presentaties is 20%. Bij PechaKucha: 80%! Waarom? PechaKucha dwingt sprekers om grondig vooraf te oefenen.

Het publiek is wild van PechaKucha. De presentaties zijn kort, origineel en focussen op een verhaal.

PechaKucha: de essentie in 20 beelden en 20 seconden per beeld

PechaKucha is een methode voor presentaties, volgens de formule 20x20: 20 beelden en 20 seconden per beeld. Een presentatie duurt exact 6 minuten en 40 seconden. Geen gedoe met sprekers die over hun tijd gaan, want de slides wisselen automatisch.

PechaKucha prikkelt de verbeelding. Je vertelt je verhaal aan de hand van 20 beelden. Bij voorkeur gebruik je geen tekst, of slechts enkele kernwoorden. Door te werken met beelden verschuift de focus naar het verhaal.

20x20: dogma of richtlijn?

Mogen het geen 21 beelden zijn of 25 seconden? Neen. De automatische slidewissel zorgt ervoor dat je jouw presentatie vooraf grondig oefent. De 20 beelden dwingen je om nauwgezet beelden te kiezen die je verhaal illustreren. De nadelen van het strakke 20x20-keurslijf verdwijnen in het niets vergeleken

met de voordelen. Goede presentaties komen niet noodzakelijk tot stand volgens de 20x20-formule, maar de 20x20-formule levert wel bijna steeds sterke presentaties op.

Hoe organiseer je PechaKucha?

Er bestaat software voor PechaKucha, maar je kunt ook Powerpoint of een ander programma gebruiken. Voor de organisatie van een PechaKucha-presentatiereeks volg je de volgende stappen:

• Nodig sprekers uit en vraag hen om vooraf hun 20 beelden door te sturen, al dan niet in Powerpoint of een ander programma. Vraag beelden met hoge resolutie. Filmpjes en animaties zijn niet toegestaan. Vermeld duidelijk dat er op de beelden geen tekst mag staan of maximum enkele woorden. De spreker moet geen openings- of eindslide voorzien.

• Spreek vooraf in grote lijnen af wat het thema van de presentatie is. Wijs de spreker op het belang van vooraf te oefenen. Dat kan door in Powerpoint of een ander programma de automatische diaovergang in te stellen op 20 seconden. Spreek een deadline af voor de verzending van de beelden. Om grote bestanden te verzenden kan je www.wetransfer.com gebruiken.

• Heb je alle beelden van de sprekers ontvangen? Plaats ze dan achter elkaar in Powerpoint of een ander programma. Voorzie bij elke presentatie een openingsslide met de naam van de spreker. Nadien volgen de 20 slides. Vervolgens voeg je een eindslide toe. De eindslide kan de naam van het event bevatten. Je stelt de automatische diaovergang in, te starten bij beeld 1 van de presentator, tot en met beeld 20. De eindslide en de openingsslide bevatten geen automatische diaovergang, omdat jij of een moderator zelf voor de slideovergang zorgt.

• Informeer de sprekers over de volgorde van spreken. Zorg voor een kleine afstandsbediening om de volgende slide op te roepen, zodat de sprekers niet steeds naar de computer moet gaan. Voorzie een mobiele microfoon zodat de sprekers mobiel zijn.

Pecha wie?