Possuir um inventário telefônico atualizado é uma tarefa extremamente complicada para as empresas que fazem este tipo de controle manualmente. Atualizar aparelho, linha, departamento e centros de custo pode ser uma tarefa árdua.

Mais de 90% das empresas não sabem quantas linhas e aparelhos possuem no seu parque telefônico. Há casos de empresas que acabam comprando novos aparelhos para o seu inventário mesmo tendo aparelhos em estoque.

Fazer um controle de com quem estão as linhas, quais são os aparelhos​ e os estados de cada um dele é essencial para uma gestão telefônica eficiente.

Além disso, o ideal é que você controle  todos os tipos de aparelhos, sejam eles fixos, móveis ou modems. Afinal, eles também são ativos da empresa.

Muitas vezes os colaboradores gastam mais do telefone corporativo do que deveriam simplesmente por falta de orientação por parte da gerência. É importante que a gerência divulgue o plano de redução para os colaboradores e que sejam feitas campanhas de política de melhor uso, como: Usar aplicativos de mensagem ao invés de SMS, bloqueios de serviços desnecessários, operadoras de menor custo entre outras possíveis ações.

​O ideal é que as políticas de uso visem uma gestão integrada tanto da parte fixa quanto da parte móvel. Muitas empresas acabem se preocupando apenas com telefonia fixa ou com telefonia móvel, mas somente com uma gestão realmente integrada você irá conseguir entender corretamente as características de utilização dos colabores e poderá dimensionar políticas de uso visando uma maior eficiência dos seus ativos.

A quantidade de desvio depende muito de empresa para empresa, mas, em média, você pode encontrar cerca de 10% de erros durante todos os meses.

Conferir isto manualmente é uma missão quase que impossível, pois as faturas das operadoras são confusas e extensas. Muitas empresas ainda recebem contas impressas e nem analisam a fatura como um todo.

Uma análise dos valores de tarifas realmente praticados em sua conta comparando com os valores registrados em contrato pode gerar uma importante e significativa redução nos custos de telefonia mensal.
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Muitas empresas não dividem os custos de telefonia de forma adequada à realidade. Ainda é comum vermos empresas que simplesmente pagam o boleto da fatura sem nem ao menos efetuar a distribuição das despesas entre os departamentos.​

Toda empresa que pretende implementar um rateio de despesas de telecom, precisa ter um organograma de centros de custo e departamentos. Apesar de parecer uma informação trivial, muitas empresas ou não possuem ou possuem uma relação completamente desatualizada.

Analisar os custos conseguindo segmentar os setores, departamentos e centros de custo possibilitará que a sua gestão chegue em níveis muito profundos e que otimizará a gestão de processos como um todo.

O objetivo deste e-book é lhe auxiliar a tomar as melhores ​decisões para conseguir uma redução nas suas despesas telefônicas.

Além das 4 dicas, fizemos um checklist para uma gestão telefônica que pode reduzir seus custos em até 40%!