PADA kesempatan ini kami Mencoba untuk review menjelaskan bagaimana Gambaran Mengenai Proses manajemen Konstruksi .

Ini akan kami uraikan tentang Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan pada setiap tahap. Kegiatan - kegiatan yang akan diuraikan adalah kegiatan minimum yang harus dilakukan oleh seorang manajer proyek dalam mengemban tugas pelaksanaan.

Seorang manajer harus melakukan tahapan - tahapan manajemen agar bisa dengan baik & jelas mengarahkan orang - orang bekerja mencapai tujuan.

MANAJER adalah orang yang bekerja untuk mencapai tujuan organisasi dan bukan dengan cara menjalankan pekerjaan itu sendiri. Demikian dengan itu adalah orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan - pekerjaan yang jauh lebih banyak yang bisa dikerjakannya sendiri.

Seorang manajer harus memiliki cara dan kemampuan untuk dapat mengatur / mengendalikan orang lain bekerja mencapai tujuan.

Manajemen pada prinsipnya adalah Perencanaan, Pengorganisasian, Kepemimpinan dan Pengendalian . Prosesnya adalah cara yang sistematis untuk melakukan suatu kegiatan.

1. PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses pemikiran tujuan dan kegiatan sebelum pelaksanaannya. Kegiatan ini harus berdasarkan suatu cara, yaitu yang logis, dan data - data yang relevan.

Perencanaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan memberikan prosedur - prosedur kerja yang terbaik untuk mencapainya.

Oleh karena itu Perencanaan harus untuk:

1. Organisasi untuk memperoleh dan mengikat sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
2. Anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan - kegiatannya sesuai dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih.
3. Kemajuan kearah tujuan dapat diamati dan mengukur tindakan yang dapat dilakukan.

Langkah - langkah yang harus dilakukan dalam perencanaan adalah:

1. Memilih Sasaran
2. Menciptakan tujuan untuk bagian - bagian, Operasi, Teknik, Administrasi dan Umum).
3. Membuat program yang sistematis, jelas dan terukur.

2. PENGORGANISASIAN (ORGANISASI)

Pengorganisasian adalah para manajer harus mengkoordinasikan sumber daya yang berkekuatan, yaitu hasil yang efisien dan efektif.

Dengan sudah ditetapkannya tujuan, perencanaan atau program untuk mencapainya, maka selanjutnya harus dirancang dan dikembangkan suatu organisasi untuk melaksankan program tersebut dengan baik. Manajer organisasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Efektifitas organisasi tergantung pada kemampuan untuk mengerahkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuan. Pengerahan sumber daya yang terpadu dan terarah akan menghasilkan pekerjaan yang efektif dan pada akhirnya akan makin efektifnya organisasi.

3. KEPEMIMPINAN (TERKEMUKA)

Setelah langkah-langkah dibuat, organisasi telah menentukan langkah-langkah yang ada dalam organisasi tersebut. Selanjutnya adalah mengatur pergerakan kearah tujuan yang telah ditentukan.

Kepemimpinan adalah bagaimana pemimpin suatu organisasi mengarahkan (mengarahkan) dan memotivasi (bawahan) bawahannya, menggunakan orang lain untuk pekerjaan tertentu. Dengan menciptakan suasana yang tepat, pemimpin membatu bawahannya bekerja sebaik mungkin. Fungsi kepemimpinan ini mencakup upaya mengajak anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara membantunya mencapai tujuan.

Jika Perencanaan dan Pengorganisasian berhubungan dengan aspek yang lebih abstrak dari proses Manajemen, maka Kepemimpinan sangat konkrit, karena berhubungan langsung dengan orang.

4. PENGENDALIAN (MENGENDALIKAN)

Seorang Manajer harus memastika tindakan para anggota organisasi benar-benar menggerakkan organisasi kearah tujuan yang telah ditetapkan.

Pengendalian adalah usaha yang dilakukan untuk menyakinkan organisasi bergerak dalam arah tujuan yang benar. Kalau salah satu bagian dari organisasi bergerak pada arah yang salah, maka harus dicari dan kembali lagi ketujuan yang benar.

Fungsi kontrol ini bisa berjalan dengan baik layak mencangkup 4 (empat) unsur berikut:

1. Menentukan standar prestasi.
2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan.
3. Membandingkan prestasi yang sedang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.
4. Tindakan tindakan untuk membetulkan prestasi yang tidak sesuai dengan standar.

Keempat Proses Manajemen di atas jika terjadi penyimpangan Walupun ada kalanya tidak semua harus diulang dan berurutan.

Setelah kita mengetahui manajemen secara umum dan proses – proses yang harus dilalui secara garis besar, maka untuk selanjutnya akan kami uraikan penerapannya dalam bidang konstruksi.

Proses PERENCANAAN dan PENGORGANISASIAN akan kita bakukan dengan istilah “ Rencana Pelaksanaan “ dan “ Anggaran Pelaksanaan “ atau RPAPP ( RENCANA PERENCANAAN DAN ANGGARAN PELAKSANAAN PROYEK ).

Proses KEPEMIMPINAN akan diterjemahkan dalam bentuk “ Manual Job Description “.

Proses PENGENDALIAN akan kita bakukan dengan istilah “ Cost Control, Quality Control dan Evaluasi Laba / Rugi Proyek.

Berikut merupakan Skema Pembuatan RPAPP ( RENCANA PERENCANAAN DAN ANGGARAN PELAKSANAAN PROYEK ) :

TAHAP I

RENCANA PERENCANAAN PELAKSANAAN PROYEK

A.MEMPELAJARI DOKUMEN – DOKUMEN.

Pada tahap ini seorang manajer proyek harus mengetahu secara pasti tugas apa yang harus dikerjakannya dalam mencapai tujuan. Dari dokumen – dokumen rencana pekerjaan ini manajer sudah mendapat gambaran mengenai :

• Segmen pekerjaan apa yang dilaksanakan ( gedung, Jalan, Jembatan, Irigasidan lainnya ).
• Batas atau lingkup pekerjaan.
• Syarat – syarat administrasi dan teknis pelaksanaan

d.Syarat – syarat umum dan ketentuan lainnya, baik yang berhubungan langsung atau tidak terhadap pelaksanaan teknis pekerjaan .

Dalam hal mempelajari dokumen – dokumen pekerjaan , berikut adalah hal – hal penting yang perlu diperhatikan oleh seorang manajer :

• Urutan kekuatan dokumen ( jika ada perbedaan antar dokumen )
• Jangka waktu pelaksanaan.
• Nilai kontrak dan sifat kontrak .
• Cara – cara pembayaran .
• Denda – denda .
• Pekerjaan tambah kurang dan klaim
• Klaim waktu
• Jaminan – jaminan Bank .
• Penyelesaian perselisihan .
• Fasilitas – fasiltas khusus yang disediakan Pemilik atau Kontraktor .
• Serah terima lapangan pekerjaan.
• Hak – hak khusus lainnya.
• Jenis Gambar .
• Tabulasi gambar ( hubungan antar gambar )
• Perubahan – perubahan gambar .
• Bagaimana membaca gambar ( Skala dll )
• Uraian jenis pekerjaan
• Volume pekerjaan
• Satuan volume pekerjaan
• Syarat – syarat pekerjaan dan pemeriksaan.
• Methoda pengukuran hasil pekerjaan.
• Syarat – syarat peralatan kerja.
• Jaminan khusu hasil pekerjaan( mis. Pekejaan waterproofing )
• Syarat – syarat bahan ( Mutu, Warna, Komposisi dan lainnya )
• Toleransi – toleransi yang diperkenankan.
• Perubahan – perubahan dokumen administrasi .
• Perubahan dokumen Teknis.
• Berita Acara Penjelasan Pekerjaan.

B.PERHITUNGAN VOLUME ITEM PEKERJAAN.

Setelah mempelajari dokumen khususnya gambar dan daftar item pekerjaan maka langkah berikutnya adalah menghitung volume item pekerjaan. Walaupun sebagian kontrak proyek telah mencantumkan volume item pekerjaan, kontraktor tetap harus melakukan perhitungan ulang, terutama jika kontrak proyek bersifat Lumpsum.

Sedikit terkait jenis kontrak yang perlu diperhatikan, pada umumnya sifat kontrak ada beberapa, antara lain.

• Kontrak bersifat Fix Price, yaitu dimana harga dan volume pekerjaan tidak berubah
• Kontrak bersifat Unit Price, yaitu dimana harga satuan tetap dan volume pekerjaan sesuai dengan yang di laksanakan.
• Kontrak bersifat Lumpsum, yaitu dimana harga total pekerjaan tidak berubah dan volume pekerjaan tidak mengikat, yang mengikat item pekerjaan.
• Kontrak bersifat Cost Plus Fee, yaitu dimana kontrak berdasarkan biaya yang dikeluarkan ditambah dengan keuntungan yang disetujui sebelumnya.

C.PENINJAUAN LAPANGAN ( SITE VISIT )

Sebelum melakukan perencanaan untuk pelaksanaan, hal penting yang harus dilakukan berikutnya adalah peninjauan lapangan pekerjaan. Peninjauan / Survey ini sangat diperlukan sebagai data untuk perencanaan kerja.

Hal utama yang harus dilihat dan dicatat pada waktu Site Visit antara lain :

• Data tentang sumber daya apakah ada atau tidak disekitar lokasi tersebut.
• Lokasi geografis lahan dan akses transportasi.
• Lingkungan sekitar / Masyarakat sekitar proyek.
• Letak quarry material .
• Dan lain – lain yang diperlukan.

D.PERENCANAAN SISTEM KERJA ( METODA KERJA ).

Setelah jenis item dan volume item pekerjaan serta persyaratan diketahui dan data – data lapangan dicatat, maka selanjutnya sampai pada tahapan membuat analisa system kerja yang tepat dan mungkin dilaksanakan, serta mudah diamati pada saat dilaksanakan. Pada tahapan ini kemampuan seorang Manajer Proyek dalam menganalisa sangat dibutuhkan, sebab tahapan ini sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan dalam mencapai tujuan. Dalam menganalisa selain kemampuan, kreatifitas juga sangat dibutuhkan, sebab sebelum menetapkan suatu cara kerja terbaik, seorang manajer proyek harus membuat berbagai alternative cara sebelum memutuskan yang terbaik.

Proses seperti dibawah ini dapat membantu dalam menganalisa berbagai kemungkinan sebelum memutuskan yang terbaik, antara lain :

• Membuat beberapa alternative system kerja ( study perbandingan )
• Membuat perkiraan – perkiraan kejadian yang mungkin terjadi jika system tersebut dipilih.
• Memilih satu cara terbaik yang jika dilaksanakan akan memberikan resiko terkecil.

Untuk dapat membuat berbagai alternative tersebut seorang manajer haruslah mempunyai Ilmu, Pengalaman, dan data – data yang lalu maupun saat ini.

Pada tahapan ini seorang manajer juga harus menetapkan berdasarkan ilmu dan pengalaman antara lain :

• Logika urutan kegiatan pelaksanaan.
• Kapasitas sumber daya yang digunakan ( peralatan, tenaga kerja, suplay material, sub kontraktor dan lainnya )
• Saat suatu kegiatan dimulai
• Tata letak dari bangunan penunjang maupun peralatan produksi lainnya.

Satu hal yang perlu diperhatikan, bahwa bila seorang Manajer belum berpengalaman maka dalam menetapkan hal tersebut diatas dapat mengambil / mencari data dari :

• Cara kerja dari pekerjaan yang lalu yang relevan.
• Dari pengalaman Manajer, rekan kerja serta bawahan lainnya yang telah berpengalaman.
• Buku – buku literature atau manual petunjuk pelaksanaan.

E.PENJADWALAN( MASTER SCHEDULE )

Sebagai salah satu tahapan untuk menujang semua tahapan diatas setelah seorang manajer menentukan system kerja yang dipilih adalah pembuatan Jadwal Kerja ( Master Schedule ).

Berikut langkah – langkah pembuatan Master schedule yang perlu diperhatikan :

• Susun item pekerjaan sesuai urutan kegiatan dan logika ketergantungan.
• Tetapkan jumlah hari yang diperlukan untuk melaksanakan setiap item perkajaan berdasarkan ,
• Gambarkan jumlah hari masing – masing item pekerjaan dengan system barchat sehingga dapat diketahui jumlah hari penyelesaian keseluruhan pekerjaan.
• Bandingkan dengan jumlah hari penyelesaian sesuai kontrak.
• Jika jumlah hari rencana tidak memenuhi jumlah hari kontrak, maka tinjau ulang jumlah tenaga dan peralatan, sehingga kapasitas kerja lebih besar.
• Ulang kembali proses 3, 4 dan 5 sampai waktu yang disyaratkan dapat dipenuhi.
• Berdasarkan jadwal ini kemudian dibuat :

• Volume item pekerjaan.
• Kapasitas sumber daya ( tenaga, peralatan, suplay bahan, subkontraktor )

• Jadwal detail pekerjaan
• Jadwal pemakaian sumber daya
• Jadwal Penyediaan Sumber daya
• Jadwal detail Subkontraktor

F. ORGANISASI PELAKSANAAN.

Tahapan selanjutnya setelah tahapan kegiatan keseluruhan diatas diselesaikan adalah menetapkan organisasi untuk melaksanakan pekerjaan. Dalam menentukan organisasi ini seorang manajer harus berorentasi kedepan kearah tujuan akhir yang harus dicapai. Organisasi harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiap bagian jelas penugasannya dan bagaimana kerja sama harus dilakukan dalam mencapai tujuan. Manajer harus melakukan koordinasi dengan bagian – bagian yang ada dibawah dan sejajar dengannya.

Langkah penting berikutnya adalah penempatan / pengisian penanggung jawab dari bagian – bagian tersebut. Tenaga yang ditempatkan harus sesuai dengan fungsinya, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan efektif.

STRUKTUR ORGANISASI

• Buat perincian tugas yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Buatkan pembagian tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh seorang penanggung jawab bagian.
• Pisahkan dalam kelompok yang sama untuk tugas yang sama secara logis
• Buatkan mekanisme hubungan untuk mengkoordinasikan bagian – bagian tersebut.
• Monitoring pelaksanaan penugasan dan lakukan reorganisasi jika organisasi yang ada dirasa kurang memadai untuk mendukung penyelesaian proyek.

Selanjutnya “ factor komunikasi “ sangat menentukan untuk mencapai keberhasilan organisasi. Setiap manajer harus dapat mengkomunikasikan keinginnannya dengan jelas dan sistematis, agar rekan kerjanya dapat diajak bekerja sama dalam mencapai tujuan.

TAHAP II

RENCANA ANGGARAN PELAKSANAAN

Proses berikutnya setelah TAHAP I dilakukan adalah membuat Anggaran Pelaksanaan Proyek, dimana kegunaannya adalah mengendalikan Keuangan untuk penyelesaian proyek.

Rencana Anggaran Pelaksanaan terdiri dari :

1.RENCANA PENDAPATAN

Rencana Pendapatan / Bulan merupakan Estimasi untuk mengatur pendapatan yang diterima dalam suatu proyek dalam satu periode tertentu, misalkan periode bulanan . Sebagai control untuk Rencana Pendapatan dibuat langkah – langkah sebagai berikut :

• Buat Kurva S dari :
• Lihat Nilai Kontrak
• RENCANA PENDAPATAN

2.ANGGARAN BIAYA

Anggaran biaya merupakan Rencana Biaya atau Anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek . Rencana Anggaran Biaya terdiri dari :

• BIAYA PEKERJAAN UTAMA ( BIAYA LANGSUNG )
• BIAYA PEKERJAAN PENDUKUNG ( BIAYA TIDAK LANGSUNG )

• Biaya bahan
• Biaya Upah
• Biaya Peralatan
• Biaya Subkontraktor

Cara penghitungan Biaya Pekerjaan Utama , dengan dibuat Analisa Harga Satuan Pekerjaan ,yang meliputi analisa satuan untuk :

• Satuan Sumber Daya / Satuan item pekerjaan
• Harga Satuan Bahan
• Harga Satuan Upah
• Harga Satuan Peralatan

Sehingga didapatkan Nilai Harga Satuan Item Pekerjaan, dan Harga satuan item pekerjaan ini dikalikan dengan Volume setiap item pekerjaan yang sesuai.

Setelah didapatkan Nilai Biaya setiap Item Pekerjaan , Di Jumlahkan secara keseluruhan Item Pekerjaan, sehingga didapatkan NILAI BIAYA PEKERJAAN UTAMA.

• Biaya persiapan
• Biaya administrasi dan umum
• Biaya karyawan

Prinsipnya sama dengan menghitung anggaran biaya pekerjaan pekerjaan utama

• RENCANA ARUS KAS

Rencana arus kas adalah Rencana Pengaturan Keluar Masuk Anggaran ( Anggaran Masuk dan Anggaran Keluar ) sehingga bisa tetap terjaga atau dapat mengetahui Surplus dan defisit anggarandari suatu pekerjaan. Tahapan Rencana Arus Kas antara lain sebagai berikut :

• Dari Spesifikasi / ketentuan cara pembayaran dalam kontrak diperhatikan :
• Dari Kurva –S diketahui:
• Tentukan Jumlah Nilai Penerimaan dalam satu periode sesuai cara pembayaran.
• Tentukan Jumlah Nilai Pengeluaran dalam satu periode :

• Pembayaran sesuai tingkat penyelesaian pekerjaan / bulan.
• Pembayaran sesuai tingkat penyelesaian tertentu
• Kapan pembayaran dilakukan setelah diajukan penagihan atas prestasi
• Pengurangan – pengurangan nilai tagihan dengan adanya uang muka dan retensi pekerjaan.

• Tingkat penyelesaian pekerjaan / bulan
• Tingkat penyelesaian tertentu pekerjaan

• Dari Jadwal Pengadaan / pemakaian Sumber Daya.
• Dari Analisa Harga Satuan Item Pekerjaan.
• Setelah didapatkan Rencana Penerimaan dan Rencana Pengeluaran dalam satu periode, selisih diantaranya disebut posisi ARUS KAS ( Surplus atau Defisit ).

TAHAP III

PENGENDALIAN

Seperti telah dijelaskan didepan bahwa pengendalian adalah usaha yang dilakukan untuk menyakinkan organisasi bergerak dalam arah tujuan yang benar.

Langkah – langkah dasar dalam proses pengendalian atau pengawasan, antara lain :

• Menetapkan standard an metoda untuk mengukur prestasi. Langkah ini dapat mencakup standard an ukuran untuk segala macam keperluan. Tahap ini sudah dilakukan terlebih dahulu pada Tahapan Perencanaan, yang dalam garis besar dibagi tiga yaitu :
• Mengukur prestasi kerja yang sedang berjalan. Langkah ini adalah merupakan aspek pengawasan, dimana proses ini berjalan terus menerus, berulang, dimana frekuensinya tergantung kepada jenis aktifitas yang diukur. Bertambah pendek dan kritis suatu pekerjaan, bertambah pendek pula jarak antara pengukuran dilakukan. Yang harus diingat jangan membiasakan berlalunya jangka waktu terlalu lama antara pengukuran karena bertambah lama jarak waktu antara pengukuran dilakukanakan bertambah besar resiko penyimpangan yang akan terjadi.
• Apakah prestasi kerja memenuhi standar ? Langkah ini adalah yang paling mudah dilakukan dalam proses pengendalian, hasil kerja yang telah diukur dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Jika hasil kerja itu memenuhi standar, maka seorang manajer dapat menyimpulkan bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali.
• Jika hasil kerja menyimpang dari standar, maka dianalisa ulang untuk mendapatkan tindakan korektif apa yang perlu diambil. Tindakan korektif ini dapat berupa perubahan terhadap standar yang telah ditentukan semula.

• Standar Mutu ( Sistem Kerja )
• Standar Waktu ( Time Schedule )
• Standar Cost ( Anggaran Biaya )

Proses pengendalian harus dilakukan oleh para manajer diseluruh jajaran organisasi.

Demikian secara singkat uraian penerapan Manajemen dalam pelaksanaan proyek konstruksi. Semoga sedikit uraian ini dapat bermanfaat bagi kita semua, terutama para engineer baru yang nantinya diharapkan menjadi seorang manajer yang tangguh dan handal.